OCR
Convertimos PDFs, imágenes y documentos escaneados en datos estructurados que se pueden revisar y usar. Leer el documento es solo el primer paso.
PEDIR DIAGNÓSTICOQué es OCR
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres: permite identificar texto dentro de una imagen o un documento escaneado. Es un primer paso, no el final del proceso. Una lista de palabras reconocidas todavía puede exigir trabajo manual; una factura estructurada permite revisar sus campos y continuar con el proceso. Reconocer una cifra no indica por sí solo si es un total, un impuesto o un concepto.
OCR, plantillas y modelos de lenguaje
OCR clásico
Convierte la imagen en texto. No sabe qué significa cada dato.
Extracción por plantillas
Se le enseña dónde está cada campo en cada formato de documento. Es precisa con formatos estables y deja de funcionar cuando el diseño cambia.
Extracción con modelos de lenguaje
El modelo lee la imagen y devuelve los campos pedidos sin una plantilla por proveedor. Tolera mejor los formatos variados y los escaneos de peor calidad, pero puede dar por bueno un dato dudoso en lugar de dejarlo vacío.
Qué documentos
Facturas y tickets
Totales, impuestos, datos del emisor y líneas de detalle.
Formularios
Campos rellenados a ordenador o a mano, casillas y firmas.
Contratos
Partes, fechas, importes y cláusulas que hay que localizar.
Otros documentos
PDFs, imágenes y escaneados con información que hoy alguien copia a mano. Lo que cambia de un tipo a otro son los campos que se extraen y cómo se revisan.
Un ejemplo: Scanera
Una factura puede llegar en PDF, como fotografía o como imagen escaneada. También los tickets requieren lectura. Copiar sus datos a mano deja la información dispersa. Scanera admite PDFs e imágenes de facturas y tickets y sigue este flujo.
Conocer ScaneraExtraer
Se extrae información como totales, datos del cliente y líneas de factura, no una lista de palabras sueltas.
Revisar
Los campos se presentan para cotejarlos con el documento original. Antes de usar los datos conviene comparar importes y líneas con el original.
Clasificar y asociar
Las facturas de clientes y de proveedores se organizan y se asocian automáticamente. Una factura emitida y una recibida cumplen funciones distintas; mantener esa distinción permite revisar cada registro en su contexto.
Exportar
Los datos revisados pueden exportarse a un Excel personalizado. Los campos y el formato de salida responden a cómo trabaja el equipo.
Ejemplos de lo que ya hemos hecho
Facturas y tickets
Leer facturas y tickets y pasar sus campos a un programa de contabilidad o a un ERP.
Formularios
Convertir formularios en papel o en PDF escaneado en datos organizados en una base.
Contratos
Extraer partes, fechas e importes de contratos para tenerlos localizados y consultables.
Albaranes y transporte
Leer albaranes y documentos de transporte y registrar sus datos en el sistema de logística.
Altas de clientes
Leer documentos y justificantes aportados en un alta y precargar los campos, con revisión humana.
Archivo histórico
Digitalizar documentos antiguos para poder buscar dentro de ellos.
Cuándo ayuda
Este flujo ayuda cuando llegan documentos en formatos variados y varias personas necesitan los mismos campos. También permite identificar dónde sigue haciendo falta criterio humano.
Dónde sigue haciendo falta una persona
- La extracción no sustituye la comprobación con el documento original.
- Los documentos incompletos, los importes ambiguos o los datos inesperados requieren revisión aunque se hayan extraído automáticamente.
- La asociación automática no elimina la necesidad de comprobar los datos dudosos.
- La calidad de la imagen condiciona el resultado: las fotos borrosas, los tickets térmicos descoloridos y los sellos sobre el texto lo empeoran.
- Las líneas de detalle y las tablas son lo más difícil de extraer bien.
- Los documentos suelen contener datos personales. Si se procesan con servicios externos, hay que saber dónde se tratan y con qué contrato.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué es OCR?
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres: permite identificar texto dentro de una imagen o un documento escaneado. Es un primer paso, no el final del proceso.
¿Qué tipos de documento se pueden procesar con OCR?
Facturas, tickets, formularios y contratos, entre otros, en PDF, imagen o escaneado. Lo que cambia de un tipo a otro son los campos que se extraen y cómo se revisan.
¿El OCR sustituye la revisión humana?
No. La extracción no sustituye la comprobación con el documento original. Los documentos incompletos, los importes ambiguos o los datos inesperados requieren revisión aunque se hayan extraído automáticamente.
¿Qué se puede hacer con los datos extraídos?
Revisarlos campo a campo y exportarlos con los campos y el formato que use el equipo, por ejemplo a un Excel. En el caso de las facturas, además, asociar cada una a su cliente o proveedor.
¿Funciona con fotos de móvil y con texto manuscrito?
Con fotos de móvil sí, si la imagen es legible. El texto manuscrito era el punto débil del OCR clásico. Los modelos de lenguaje con visión lo leen mejor, aunque sigue siendo donde más conviene revisar.
¿Qué precisión se puede esperar?
Depende del documento. Con PDFs generados por ordenador es alta; con escaneos de mala calidad, baja. Lo que importa es el acierto por campo, y eso solo se sabe midiéndolo sobre tus propios documentos.
¿Sigue haciendo falta OCR con la factura electrónica?
Para las facturas electrónicas estructuradas, no: ya traen los datos en un formato que lee una máquina. El OCR sigue siendo útil para tickets, documentos en papel, PDFs e imágenes.
¿Qué hace falta para empezar?
Una muestra de documentos reales, la lista de campos que necesitas y saber dónde deben terminar esos datos.
Del ejemplo a tu proceso
Podemos estudiar con tu equipo qué documentos recibes, qué campos necesitas y dónde deben terminar esos datos.